اسکرام راهی برای تولید بهتر برنامه‌ها است. بستری که به تیم‌ها کمک می‌کند کنار هم فعالیت کرده و کارها را به صورت سازماندهی شده و مرتب انجام دهند. در دنیای فیزیکی، ما کارهای مختلف را از طریق یادداشت روی برگه‌های برچسبی و چسباندن آنها جلوی دید، به خود یادآوری می‌کنیم.
اسکرام یک محیط دیجیتالی برای انجام همین کار است. که همچنین به تیم‌ها اجازه می‌دهد کارهای خود را بدون آشفتگی انجام داده و روی پروژه تسلط داشته باشند. در ادامه این نوشتار قرار بر بررسی ویژگی‌های اجرای پروژه در بستر اسکرام است.
کیفیت بهتر اجرای پروژه در اسکرام
هر پروژه برای تحقق هدف یا چشم‌اندازی خاص به وجود می‌آید. در پلتفرم اسکرام از طریق دریافت مداوم بازخورد، اطمینان حاصل می‌شود که پروژه در بالاترین حد از کیفیت قرار داشته باشد. این امر با اقدامات زیر تحقق می‌یابد:
- تعیین و تشریح دقیق الزامات پروژه در زمان مناسب. به طوری که تا حد ممکن با ویژگی‌های نهایی مورد انتظار محصول مرتبط باشد.
- انجام تست و آزمایش به صورت روزانه و دریافت بازخورد صاحب پروژه. این رویداد به تیم توسعه امکان می‌دهد مشکلات را به صورت زنده و تازه موردبررسی قرار دهند.
- بهبود منظم و مداوم محصول یا خدمات خروجی تیم از طریق مرور سریع با ذی‌نفعان.
- این مرور سریع به تیم اسکرام اجازه می‌دهد تا عوامل خاص مانند فرآیندها، ابزارها، روابط و محیط های کاری را به طور مداوم بهبود بخشند و محصول خروجی هر بار بهتر باشد.
- تکمیل کار با استفاده از تعریف انجام شده که به توسعه، آزمایش، یکپارچه‌سازی و مستندسازی می‌پردازد.
کاهش زمان فروش در اسکرام
ثابت شده اسکرام ۳۰ تا ۴۰ درصد سریعتر از روش‌های سنتی، محصول را به دست مشتری نهایی می‌رساند. این کاهش زمان به دلیل عوامل زیر است:
- در کار با اسکرام، آغاز فرایند توسعه پروژه زودتر است. به این دلیل که مالک هر پروژه به طور اختصاصی در اسکرام حضور دارد و نیازها را در زمان درست و به طور تدریجی شرح می‌دهد. این سبب می‌شود پروژه‌های اسکرام نیازی به مستندسازی فازها که در پروژه‌های آبشاری ماه‌ها زمان می‌برد نداشته باشند.
- الزامات مهم‌تر از آنهایی که کم اهمیت‌تر هستند جدا می‌شوند. تحویل سریع پروژه به مشتری نهایی به این معنی است که ارزش‌های بالاتر و نیازهای جدی‌تر را می‌شود قبل از نیازهای کم ارزش‌تر تحویل داد. به عبارتی قبل از انتشار هر محصولی در بازار نیازی به صبر برای کامل شدن پروژه نیست.
- عملکرد مناسب برای تحویل سریع بسیار مهم است. در پایان هر مرحله کار سریع، تیم‌های اسکرام محصولی قابل ارسال و تحویل به مشتری تولید می‌کنند.
افزایش بازگشت سرمایه در بستر scrum
کاهش زمان فروش و تحویل به بازار از دلایل اصلی این امر است که پروژه‌های اسکرامی سود بیشتری در سرمایه‌گذاری حاصل می‌کنند. این حقیقت از آنجا نشأت می‌گیرد که با تحویل سریعتر، درآمد و سایر مزایای هدفمند، زودتر به دست می‌آیند.
بازگشت سریعتر سرمایه و کسب سود سریع به معنای بازدهی کلی بالاتر در طول زمان است. این یک اصل اساسی در محاسبه ارزش خالص فعلی است. پس، از این روی، علاوه بر سایر مزایای نسبت زمان به فروش، بازگشت سرمایه نیز در اسکرام افزایش می‌یابد:
- دریافت بازخورد منظم از طریق مرور سریع توسط ذی‌نفعان و مشتریان، سبب می‌شود اصلاحات موردنیاز زودتر انجام شوند که نسبت به انجام این کار در مراحل بعدی، هزینه و وقت کمتری می‌برد.
- چون تست‌های مختلفی در مراحل قبلی روی محصول انجام می‌شود، نقص هزینه کمتری را شاهد خواهیم بود که در نتیجه به معنی هدر رفت کمتر کارها و پیشرفت سریعتر است.
- اگر قرار باشد یک پروژه اسکرام شکست بخورد، این ناکامی زودتر و سریعتر از یک پروژه آبشاری خود را نشان می‌دهد و این یعنی کاهش هزینه‌های خرابی.
رضایت بیشتر مشتری بر بستر اسکرام
تیم‌های اسکرام متعهد به تولید محصولات و خدماتی هستند که رضایت مشتریان را جلب کند. Scrum از طریق موارد زیر موجبات شادی اسپانسرهای پروژه را فراهم می‌کند:
- همکاری با مشتریان به عنوان شریک و درگیر کردن آنها در طول پروژه‌ها.
- داشتن یک مالک محصول که در زمینه نیازهای محصول و نیازهای مشتری خبره باشد.
- به‌روزرسانی و اولویت‌بندی کالای پشتیبان برای پاسخ سریع به تغییرات.
- نمایش عملکرد پروژه به ذی‌نفعان داخلی و مشتریان در هر مرور سریع.
- ارائه سریعتر محصول به مشتریان نهایی، با هر بار انتشار، نه فقط یک بار در انتها.
- تأمین بودجه پروژه به صورت مرحله‌ای به جای احتیاج به تعهدات بزرگ قبلی.
روحیه بالاتر تیم در اسکرام
کار با افراد خوشبختی که از شغل خود لذت می‌برند می‌تواند رضایت‌بخش و پاداش‌آور باشد. خود مدیریتی مزیتی است که تصمیماتی را که معمولاً توسط یک مدیر یا سازمان گرفته می‌شود در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد. اسکرام از این روش روحیه اعضای تیم را بهبود می‌بخشد:
- عضویت در یک تیم خود مدیریت، افراد را خلاق و نوآور کرده و به آنها اجازه می‌دهد با تخصص خود شناخته شوند.
- تیم‌های توسعه ممکن است ساختار تیمی خود را در اطراف افرادی با سبک کار و شخصیت خاص سازمان دهند.
- تیم‌های اسکرام می‌توانند تصمیم‌گیری‌ها را متناسب با زندگی حرفه‌ای و شخصی اعضای تیم به انجام برسانند.
- وجود یک نماینده تجاری (صاحب محصول) در تیم، اولویت‌های فنی و تجاری را تنظیم کرده و موانع سازمانی را برطرف می‌کند.
- داشتن یک اسکرام مستر که در خدمت تیم باشد، مشکلات را از میان برداشته و تیم توسعه را از دخالت‌های خارجی محافظت می‌کند.
- تمرکز بر روی شیوه‌های کار قابل تحمل و حجم کاری مناسب، اطمینان می‌دهد که افراد از استرس یا کار زیاد دچار مشکل نمی‌شوند.
- کارکرد تعاملی عملکرد در تیم این امکان را به اعضا می‌دهد که مهارت‌های جدید بیاموزند و با آموزش دادن به دیگران، در رشد خود نقشی مؤثر داشته باشند.
- وجود یک رهبر دلسوز و مشوق در تیم، به خود مدیریتی و پرهیز فعالانه از روش‌های فرماندهی و کنترلی کمک می‌کند.
- فراهم بودن محیطی برای پشتیبانی و اعتماد، انگیزه و روحیه کلی افراد را افزایش می‌دهد.
- داشتن مکالمات رو در رو به کاهش ناامیدی در ارتباط نادرست کمک می‌کند.
- در پایان، تیم‌های اسکرام می‌توانند در مورد قوانین کاری و نحوه انجام کار با هم به توافق برسند.
افزایش همکاری در تیم‌های اسکرام
وقتی تیم‌های اسکرام مسئولیت پروژه‌ها و محصولات را بر عهده می‌گیرند، می‌توانند نتایج بسیار خوبی داشته باشند. تیم‌های Scrum با استفاده از روش‌های زیر در افزایش عملکرد و همکاری پروژه‌ها سهیم هستند:
- اعضای تیم توسعه، صاحب محصول و اسکرام مستر روزانه با هم همکاری نزدیک دارند.
- برگزاری جلسات برنامه‌ریزی سریع به تیم توسعه این امکان را می‌دهد تا کارهای خود را بر پایه اولویت‌های کاری مشخص سازماندهی کنند.
- برگزاری جلسات اسکرام روزانه که در آن اعضای تیم توسعه، کارهای اتمام یافته، کارهای آینده و موانع را سازماندهی می‌کنند.
- انجام مرورهای سریع، زمانی که صاحب محصول، اولویت بندی خود را مشخص کرده و تیم توسعه می‌تواند محصول را مستقیماً به ذی‌نفعان نمایش دهد و در مورد آنها بحث و گفت و گو کند.
- انجام گذشته نگاری سریع که به اعضای تیم اسکرام اجازه می‌دهد تا کارهای گذشته را مرور کنند و روش‌های بهتر را برگزینند.
- کار در یک محیط مشترک که امکان برقراری ارتباط و همکاری فوری بین اعضای تیم توسعه، مالک محصول و مدیر اسکرام را فراهم می‌کند.
- تصمیم‌گیری با اتفاق نظر اعضای تیم.
کاهش ریسک محصول نهایی
اسکرام محصول نهایی قابل استفاده را زودتر تحویل می‌دهد. از طرفی الزام اعضای تیم در اعتراف سریعتر به شکست هنگامی که امیدی به موفقیت نیست منجر به کاهش هزینه‌های خرابی می‌شود. انجام مواردی با بیشترین ریسک در ابتدای پروژه، مسیر طولانی‌تری را برای کار با مشکلات یا خرابی زودهنگام و ارزان فراهم می‌کند:
- انجام مواردی که ریسک بالای دارند، اول از همه، سبب می‌شود زمان طولانی‌تری در برخورد با خرابی و مشکلات احتمالی داشته باشیم.
- افزایش سود محصول در حال ساخت با اولین توسعه سریع آغاز می‌شود. از این روی اگر روند یک پروژه قطع شده یا پروژه خاتمه یابد بالاترین ارزش کاری و ریسک موردنظر، انجام شده و در صورت لزوم می‌شود آن را به مشتری تحویل داد.
- ارائه بازخورد مداوم در مورد محصولات و فرآیندها.
افزایش کنترل پروژه تیم‌های اسکرام
تیم‌های اسکرام به دلیل اقدامات زیر فرصت‌های بی‌شماری برای کنترل عملکرد پروژه و اصلاحات در صورت لزوم دارند:
- تنظیم اولویت‌ها در کل پروژه در هر فاصله بین توسعه‌های سریع و نه در نقاط عطف اصلی، به سازمان امکان می‌دهد حین تطبیق با تغییرات، پروژه‌هایی با زمان ثابت و قیمت ثابت داشته باشد.
- پذیرش تغییرات به تیم پروژه این امکان را می‌دهد تا در برابر عوامل بیرونی مانند تقاضای بازار واکنش نشان دهد.
- هماهنگی روزانه اسکرام به تیم اسکرام این امکان را می‌دهد تا با بروز مشکلات سریعاً مسائل را برطرف کرده و گرد هم آیند تا کارهای لازم را انجام دهند.
- مکالمات رو در رو سد راه ارتباطی و حل مسئله را برطرف می‌کند.
- مرورهای سریع به ذی‌نفعان پروژه اجازه می‌دهد محصولات را در حال ساخت ببینند و بازخورد لازم برای اطمینان از ادامه مسیر پروژه را به صاحبان محصول ارائه دهند.
- گذشته نگاری سریع، تیم اسکرام را قادرمی سازد تا در پایان هر توسعه سریع، آگاهی های لازم را برای افزایش کیفیت محصول، افزایش عملکرد تیم توسعه و اصلاح فرآیندهای پروژه، انجام دهد.
- فرصت‌های فراوان برای بازرسی و سازگاری در طول پروژه‌های اسکرام، به همه اعضای تیم پروژه، تیم توسعه، صاحب محصول، اسکرام مستر و ذی‌نفعان امکان کنترل و تولید محصولات بهتر را می‌دهد.
معیارهای مرتبط تر تیم‌های اسکرام
معیارهایی که تیم‌های اسکرام برای تخمین زمان و هزینه، اندازه گیر‌ی عملکرد پروژه و تصمیم‌گیری در مورد پروژه استفاده می‌کنند، اغلب نسبت به معیارهای پروژه‌های سنتی مرتبط‌تر و دقیق‌تر هستند. در پروژه‌های اسکرام، معیارها بیشتر مرتبط هستند زیرا:
- کسانی که کار را انجام خواهند داد، میزان تلاش برای پیشبرد پروژه را تعیین می‌کنند نه افراد دیگر.
- جدول زمانی و بودجه بر پایه عملکرد و توانایی‌های واقعی تیم توسعه تنظیم می‌شود.
- متخصصان به جای ساعت‌ها یا روزها، با استفاده از تخمین‌های نسبی، میزان تلاش خود را برای افزایش دانش و توانایی‌های تیم توسعه فردی تخمین می‌زنند.
- توسعه دهندگان در کمتر از یک دقیقه در روز، نمودار burn-down را به روز کرده، و نحوه پیشرفت تیم توسعه را به سمت یک هدف سریع فراهم می‌کنند.
- در پایان هر توسعه سریع، یک مالک محصول می‌تواند هزینه واقعی پروژه یا AC به علاوه هزینه فرصت پروژه‌های آینده یا OC را با مقداری که پروژه فعلی باز می‌گرداند مقایسه کند تا بفهمد چه زمانی باید پروژه فعلی را خاتمه داده و یک پروژه جدید آغاز کند. به این ترتیب نیازی نیست که تا پایان یک پروژه صبر کند تا ارزش آن را به دست آورد.
پیشرفت دید کلی و بهبود اوضاع
در پروژه‌های اسکرام، هر یک از اعضای تیم پروژه (که شامل تیم اسکرام و ذی‌نفعان است) این فرصت را دارند که در هر زمان مشخص از روند کار پروژه مطلع شوند. شفافیت و قابلیت مشاهده، scrum را به الگویی در معرض دید تبدیل کرده تا به تیم پروژه کمک کند مسائل را به طور دقیق شناسایی کنند و با پیشرفت بیشتر پروژه، روند کارها را با دقت بیشتری پیش ببرند. پروژه‌های اسکرام می‌توانند سطح بالایی از پیشرفت را توسط موارد زیر ارائه کنند:
- برقراری ارتباط باز و صادقانه بین تیم اسکرام، سهامداران، مشتریان و هر شخص دیگری که می‌خواهد در مورد پروژه اطلاعاتی کسب کند، اهمیت دارد.
- اسکراب روزانه که دیدی کلی در مورد پیشرفت کارهای فوری و موانع پروژه ارائه می‌دهد.
- مرورهای روزانه درباره نمودارهای وظیفه، توسعه دهندگان را قادرمی سازد تا خود را سازماندهی کرده و وظایف مهم‌تر آن روز را شناسایی کنند.
- استفاده از اطلاعات جلسات اسکرام روزانه درباره نمودارهای سرعتی و وظیفه به تیم پروژه امکان می‌دهد تا پیشرفت را در تک تک توسعه‌های سسریع ردیابی کنند.
- گذشته نگاری سریع به اعضای تیم اسکرام اجازه می‌دهد که تشخیص دهند چه چیزی خوب کار می‌کند و برای بهبود کدام عملکرد باید برنامه‌ریزی کرد.
- نمایش موفقیت‌ها در مرورهای سریع. هر کسی در داخل یک سازمان ممکن است در یک مرور سریع شرکت کند، حتی اعضای سایر تیم‌های اسکرام.
ویژگی‌های اجرای پروژه در بستر اسکرام
اسکرام چارچوبی فراهم کرده تا تیم‌ها در کنار هم به انجام پروژه بپردازند. با استفاده از این پلتفرم، کارهای توسعه سریعتر، هدفمندتر و سازماندهی شده تر پیش می‌روند. در این نوشتار به بررسی برخی مزیت‌های استفاده از بستر اسکرام برای انجام پروژه‌های مختلف پرداختیم. ویژگی‌هایی همجون:
- کیفیت بهتر پروژه در پی تعیین الزامات و تعریف اهداف کوتاه مدت.
- کنترل روند پروژه از طریق مرورهای روزانه سریع، تست‌های روزانه، خطایابی و برطرف کردن مشکلات بلافاصله پس از بروز و…
- کاهش ریسک از طریق تحویل سریعتر محصول به بازار، بازدهی بالاتر در بازه زمانی کم، پیش بینی شکست زودتر و در نتیجه کاهش هزینه‌های خرابی.
- و….
